E-MAIL YAZMANIN 8 ÖNEMLİ NOKTASI

İş hayatına yeni başlayanlar, e-mail yazma konusunda fikri olmayanlar, nasıl yazacağına karar veremediği için e-mail yazmayı sevmeyen ve  her işini telefonda halledenler! Sözlü iletişim daha pratik, daha hızlı ve hatta daha hisli. Fakat kabul etmeliyiz ki; artık yazılı iletişim iş yaşamının gerekliliklerinden. Bu yüzden nasıl doğru ve etkili e-mail yazıldığını öğrenmek, sizi bulunduğunuz zor durumdan kurtaracaktır.

1-KONU DEYİP GEÇMEYİN: Konu, mailinizin alıcı tarafından dikkat çekmesinde en büyük rolü oynar. Bu yüzden asla boş bırakmamalısınız. Burada, mailinizi özetleyecek birkaç kelime yazarak, alıcıya mailinizin içeriği hakkında bilgi vermiş olursunuz. Konuyu yazarken, yazının tamamında büyük ya da küçük harf kullanmamalısınız. Doğrusu; her kelimenin baş harfi büyük harf(bağlaç var ise sadece bağlaç küçük harf)  geri kalanı küçük harf, şeklinde olmalıdır ve sonunda nokta(.) bulunmamalıdır.

2-DOĞRU HİTAP SÖZCÜĞÜNÜ SEÇİN: Mailinizin alıcısının kim olduğu, mail boyunca kullanacağınız üslup için oldukça önemlidir. Fakat bu kısmı ast, üst, yatay ilişkiler olarak ayırmadan tek ve basit bir yerde toplayabiliriz: Merhaba… Mailin yazıldığı saate göre bunun yerini günaydın, tünaydın da alabilir elbette ama merhaba kurtarıcıdır. Kullanım şekli ise aşağıdaki gibi olmalıdır:

“ Merhaba Ayşe Hanım,”

“Merhaba Ali Bey,”

3-KISA VE ÖZ OLUN: Yoğun iş trafiğinde uzun e-mailleri okumak gerçekten can sıkıcı olabilir. Doğru anlaşılmak, alıcıyı sıkmamak ve onu hedefe odaklandırarak hızlı sonuç almak istiyorsanız konunun özüne öncelik verin. Gereksiz bilgiler vermekten mutlaka kaçının. Mailiniz daha önce konuşulmuş bir konunun devamı niteliğinde olacaksa, bunu yeniden uzun uzun anlatmayın. Konuyu hatırlatacak kısa bir cümle kullanmanız yeterli olacaktır. Esas amacınızdan kopmadan gelişmeleri aktarın.

4-BİLGİ(CC) KISMINA DİKKAT EDİN: Buraya konuyla gerçekten ilgili olan kişileri eklemek çok mühim. Alakasız kişilerin zamanını çalmak ve bu kişilere karşı kötü bir imaj sergilemek istemezsiniz. Zira bu ilgisi olmayan kişi bir üstünüz de olabilir.

5-YAZIM KURALLARINA DİKKAT EDİN: Doğru yazım, mailinize profesyonel bir görünüm kazandırır. Paragraf ayrımları, noktalama işaretleri ve vurgular alıcıya kendinizi doğru ifade etmenizde yardımcı olur. Mailinizi, tamamı büyük harf olacak şekilde yazmamalısınız. Bu yazım alıcıda, aşırı ciddi ya da kızgın olduğunuza dair bir izlenim uyandırabilir.

6-SONUCA BAĞLAYIN: Konuyla ilgili ana fikir, istek, rica vs. tek cümle ile özetlenmelidir.

7-SAYGIYLA, SEVGİYLE BİTİRİN: Mailinizde gerektiğinde teşekkür etmeyi, saygınızı veya sevginizi sunmayı ihmal etmeyin. Bu, alıcı tarafından olumlu duygularla anılmanızı ve işlerinizin daha kolay gerçekleşmesini sağlayacaktır.

8-İMZA KULLANIN: Adınız, soyadınız ve iletişim bilgilerinizin yer aldığı imzanız her mailinizin sonunda mutlaka olmalıdır. Kimden geldiği belli olmayan, isimsiz maillerin sahibi olmamak için imzanızı mailinize mutlaka kaydetmeli ve otomatik olarak karşınıza çıkmasını sağlamalısınız.

 

Son olarak ; mailinizi göndermeden önce yeniden okuyun. Alıcı ve bilgi (TO-CC) kısmında yer alan isimleri kontrol edin. Eğer bir dosya ekleyecekseniz bunun ekte mevcut olup olmadığından emin olun.

 

Faydalı olması dileğiyle,

 

Özge İnce

 

 

 

 

E-MAIL YAZMANIN 8 ÖNEMLİ NOKTASI” için 2 yorum

  1. Bu güzel bilgiler için çok teşekkür ederiz. Nekadar faydalı bilgiler ve yazılar paylaşıyorsunuz. Tebrik ederim.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir