İnsan Kaynakları ve Bordro & Özlük Yönetimi

Bu yazımda İnsan kaynaklarının önemli bir kolu olan, Bordro ve özlük işlerinden bahsetmek istiyorum. Aslında dünün personel birimi, günümüzde İnsan kaynakları birimi olarak adlandırılmakta ve insan kaynakları fonksiyonlarının yanında bordro ve özlük işleri de yer almaktadır. Kimi şirketlerde; bu işlemler muhasebe birimlerine devredilmiş ise de, çalışanın bordro ve özlük işlemleri başlı başına insan kaynaklarının sorumluluğunda olan bir fonksiyondur.

Belirli kanun ve mevzuatların kapsamında çalışma hayatında çalışan ve işveren arasındaki iş ilişkisinin kayıt altına alınması zorunludur. Çalışanın iş başvurusu yaptığı andan itibaren, kayıt altına alma sistemi devreye girmektedir. Öyle ki çalışanın iş başvurusu yaparken işverene bildirdiği bilgiler bile, ileride oluşacak uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılmaktadır.  Çalışanın iş başvuru formu ve özlük dosyası içerisinde bulunan evraklarla başlayan bu süreçte, çalışanın görev ve görev yeri değişiklikleri, yasal haklarını kullandırıldığı ve verildiği, atama işlemleri, kusurluluğunun tespiti ve bu sürecin takibi, cezai yaptırımlar ve iş sözleşmesinin feshedilmesi sürecinin de mutlaka yazılı kayıt altında alınması gereklidir. Bu ilişki içerisinde yaşanan olayların kayıt altına alınmaması durumunda; ileride doğacak bir uyuşmazlıkta kimin ne yaptığı, nasıl yaptığı, ne dediği, nasıl dediği belli olmayacağı için, tarafları zora sokacaktır.

Her iki tarafta iddiasını ispatla yükümlüdür. Bilindiği üzere bir işverenin, iş mevzuatına ilişkin herhangi bir davayı kazanması için haklı olması yetmemektedir. İş mevzuatına ilişkin birçok anlaşmazlıkta çalışan, yalnızca iddia etmekte, fakat iddia edilenin doğru olmadığını ispat yükü işveren üzerindedir. İşveren,; çalışanın iddiasının doğru olmadığını ispatlayamaz ise, anlaşmazlığın çözümünde büyük çoğunlukla kaybeden tarafta yer almaktadır. Çalışan ile işveren arasındaki bir iş hukuku anlaşmazlığında çalışan hemen hemen tüm iddialarını yalnızca iki şahit ile ispatlayabilirken, işveren ise haklı olduğu davasını ancak yazılı belgeler, usulüne uygun tutulmuş tutanaklar ve çalışan özlük dosyası ve benzeri yazılı delillerle ispatlayabilir. İşveren bu belgeleri sağlıklı ve eksiksiz bir şekilde tutmamışsa çoğu zaman aslında haklı olduğu bir davayı yalnızca belge düzenindeki eksikliklerden ötürü kaybetmektedir. Bu nedenle çalışanın işe alınması ile başlayan süreçten itibaren işten ayrıldığı tarihe kadar düzgün bir arşivlemenin yapılması zorunluluktur.

Günümüzde işveren ve çalışan arasındaki çalışma ilişkisi genellikle sözlü ve yanlış iletişimle sürdürülmektedir. Bu durum zaman ilerledikçe iki taraf arasındaki uyuşmazlığı çözümsüz hale getirmektedir. Bunu önlemek için şirketlerin kendi içerisinde işveren ve çalışanların menfaatini koruması amacıyla işleyişin sağlıklı olarak sürmesi için yazılı prosedür oluşturmalı, bu prosedürlerin işletilmesi, takibi ve kontrolü için yetkin çalışanlar istihdam etmeli ya da çalışanlarını bu konuda eğitmelidir.

Çalışanın özlük dosyasında bulunması gereken evraklar ise şu şekilde sıralanır.

Zorunlu Belgeler: Özlük dosyasında bulunması gereken zorunlu belgeler, ilgili kanunda belirtilmiştir. Bu zorunlu belgeler belirtirken işyerlerine göre farklılık gösterebileceğini belirtelim. Bunun nedeni farklı iş kollarında farklı kanunların olmasıdır. Yine bu bilgi ve belgelere eklemeler yapmak da mümkündür. Ayrıca bu belgeler çalışanın işi ve vasfına göre de farklılık gösterebilir.

Gerekli Belgeler: İşverenin yasal yükümlülükleri ile iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde, özellikle işin kanuna uygun toparlanan belgeler niteliğindedir. Bu belgeler genel olarak;

  • İş başvuru formu,iş görüşmesi sırasında çalışanla yapılan mülakat sonuçları ve
    İş sözleşmesinin çalışan imzalı bir örneği
  • Çalışanın ücretinde ve sosyal haklarında değişiklik var ise, bunları gösterir belgeler
  • Performans ve verimlilik değerlendirme sistemi sonuç evrakları
  • Çalışanın yazılı olarak almış olduğu uyarı, bildirim ve uyarılar. Cezalar ve bu cezalara konu olarak savunma, bildirim ve tutanaklar
  • Çalışanın izin kullanmak amacıyla vermiş olduğu izin talep dilekçesi, izin belgesi, istirahat vb. evraklar
  • Nakil ve terfi belgeleri
  • Kişisel koruyucu donanımı teslim tutanağı (KKD). , İş sağlığı ve güvenliği önlemleriyle alakalı çalışana verilen araç ve gereçlerin listelendiği liste.
  • İşyerinde yapılan eğitimler ve çalışanın bu eğitimlere katıldığını gösterir belge.
  • Çalışanın ücret hesap pusulaları.
  • İş sözleşmesinin fesih nedenini gösterir belge
  • Fesih edilen iş sözleşmesine dayanarak çalışana ödenmesi gereken ücret ve diğer ödemelerin yapıldığını gösterir evraklar
  • İbraname

Çalışanların özlük dosyasında bulunan bilgi ve evraklar özel yaşam alanına saygılı ve uygun olacak şekilde korunmak ve gizlenmek zorundadır. Bu özlük bilgilerinin 3. kişilere karşı güvenlik ve gizlilik sorumluluğu tamamen işverene aittir. Özlük dosyasında gizlilik açısından önemli husus “gizli kalmasında çalışanın haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak yükümlülüğüdür”. Bu durum işverenlerin sır saklama yükümlülüğüdür. Açık veya gizli her türlü bilgisinin, sır olarak saklanması gerekir.

Çalışanın iş ilişkisi sonlandıktan sonra da özlük dosyasının 10 yıl saklama süresi gerekli görülmektedir. Görüldüğü üzere bordro ve özlük yönetimi tabiri caizse İnsan kaynakları fonksiyonlarının en ağır topudur. Nihayetinde bu evrakların kayıt altına alınma zorunluluğu, ilgili kanun ve mevzuatlara dayandırılmaktadır. Hal böyle olunca da, karşımıza muhatap olduğumuz kurumlar ve yaptırımları çıkmaktadır. Bu nedenle İnsan kaynaklarının bordro ve özlük yönetimi fonksiyonu mutlak suretle, belgelere dayalı yönetilmelidir.

Unutmayın, SÖZ UÇAR YAZI KALIR…

Buket Şilan GÜNGÖREN

 

 

 

 

 

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir